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解读《山西省重大活动档案管理办法》

   2016年9月9日,山西省人民政府第131次会议审议通过了《山西省重大活动档案管理办法》(以下简称《办法》),9月11日以政府令第245号发布,自10月20日起施行。这是自山西省档案局(馆)成立以来,我省出台的第二个有关档案工作的法律法规,是继2000年《山西省档案管理条例》出台以后,我省出台的第一个政府规章,体现了省委、省政府对重大活动档案管理工作的高度重视和巨大支持。此规章立足现实,着眼未来,总揽全局,把控重要节点,汲取新阶段、新环境下重大活动档案管理的新特点,适应全面深化改革的新需要和档案工作发展的新变化;更新、发展、丰富了中国特色档案法规体系与理论,为我省档案法制建设建立了新坐标,对我省进一步深化档案工作改革、做好新形势下重大活动档案管理工作具有重要的指导作用;能够推动全省各级党委、政府和各地区、各单位、各部门更加重视和支持重大活动档案管理工作,促进各级档案部门更有目标、更有章法地开展重大活动档案管理工作,有力推进我省重大活动档案管理事业步入新阶段、更上一层楼。

  一、《办法》起草的基本情况

  截至目前为止,浙江、福建、湖北、新疆、山东、贵州、内蒙古等省、自治区,以政府令的形式出台重大活动档案管理办法来规范重大活动档案管理工作。广西、河南、云南、青海、北京等省、市、自治区以省政府或者省委办公厅的名义发文加强重大活动档案管理工作。

  《办法》开始起草于2012年。起草工作开始时,我们仔细梳理了多少年来重大活动档案管理方面存在的各类问题。诸如参与单位和工作人员档案意识淡薄、流动频繁、管理缺位;档案管理不专业、不规范、各自为政,档案部门介入难、难工作;文件材料归档不全、管理分散、移交滞后等等问题,分析研究了重大活动的运行规律和重大活动档案的管理特点。在起草和修改过程中,我们充分了解、认真学习了党和国家有关档案工作的法律法规,中办和国办有关档案管理的方针政策,山西省委、省政府及其两办关于加强档案工作的意见,吸收了相关省、市、自治区有关重大活动档案管理方面的经验教训,两次发文征求省直单位意见,用近3个月的时间对本省市县相关单位、省直机关和外省同行进行了专项专题调研。召开过有省内档案业务专家和法律专家参加的立法论证会,方方面面的意见征求、讨论和沟通,反反复复地斟酌、修订和完善,循环往复,历经四年。可以这么说,此规章承载着社会各界对档案工作的关心和厚望,汇集了各地重大活动档案管理的经验和启迪,凝聚了几位局领导的心血和参与同志们的汗水,是省内外档案工作者、有识之士集体智慧的结晶。

  《办法》采用章条的体例,分总则、主办单位职责、协办单位职责、档案部门职责、法律责任、附则等6章共32条,这与已经出台重大活动档案管理办法的十四个省、直辖市、自治区不设章条的情况不同。根据省内外调研的情况看,大家都很赞同这种设置,一致认可分章条的两大好处:一是重大活动档案管理工作体制组织网络设置清晰,各参与单位和工作人员职责分明,避免了遗漏、推诿、扯皮;二是重大活动档案管理工作流程和节点设置全面、清晰,便于学习和执行。

  二、《办法》的主要内容

  《办法》主要内容可以概括为:界定重大活动,理顺工作体制机制,厘清参与者职责和任务,完善工作原则,细化三大体系的建设要求,明确重大活动档案的最终归属,规定违法所要承担的法律责任。

  (一)界定重大活动

  本世纪以来,尤其是近几年,重大活动已经成为社会运行和国家治理的一种基本元素和基础体现,而档案和档案管理工作像毛细血管一样穿插其中遍及始终,以其特有的存在方式,影响、支撑着重大活动的运行和发展,推动、促进着社会管理水平和治理能力的提高。所以,必须科学界定重大活动,才能开展卓有成效的重大活动档案管理工作。

  对重大活动的界定,各省、直辖市、自治区普遍选取的是列举法。列举法可操作性强,但难以将所有的重大活动逐一列举,执行中不可避免会挂一漏万。而另一种综述法包罗万象,却不能简单明了地体现重大活动,执行中又有可能存在由于理解不同所导致的认定差异。通过调研和权衡,我们综合了两种方法,在《办法》第1章第3条将重大活动界定为:“本省各级机关、团体、企业事业单位以及其他社会组织在省内外、境外举办的涉及政治、经济、科学、文化、教育、卫生、体育、外事、宗教等方面具有一定行业性、地方特色、国家意义或者国际影响的会议、节庆、会展等大型活动;突发事件的应对处置活动;关系改革、发展、民生等专项或者综合性的工作活动”。这个界定实现了四大突破和拓展:一是首次从举办者、举办区域以及活动内容和形式四个层面对重大活动进行了全面、系统的概念性阐述;二是将举办区域由原来普遍认知的“本省行政区域”,时代性、前瞻性地拓展到“省外、境外”;三是相对具体形象地诠释了“重大”所指——具有一定行业性、地方特色、国家意义或者国际影响;四是根据内容特点和形式的不同将重大活动划分为三个方面,即会议、节庆、会展活动,突发事件的应对处置活动,以及关系改革、发展、民生等专项或者综合性的工作活动。

  《办法》明确界定了重大活动的定义及其范围,对于主办、协办单位更好地贯彻落实《办法》,规范管理重大活动档案具有重要意义。

  (二)理顺重大活动档案管理工作的体制机制

  重大活动从根本上讲,是机关、团体或者社会组织职能活动的重要组成部分。活动中形成的档案理应同其他任何档案一样,由档案部门、主管单位等按照《档案法》及其《实施办法》等法律法规已经规定的档案工作组织原则和体制设置,开展管理活动。但综观我省重大活动,个别主办单位重大活动方案不涉及档案管理工作,工作部署不考虑档案管理工作,档案部门被拒之门外无法介入重大活动档案管理,如:2012年8月19日开始的世界晋商大会,从始至终机构设置和人员配备只有资料组文件起草者收发员,没有档案机构档案工作人员,不知、也不管档案为何物;有些主办单位虽把档案部门纳入组委会,但组委会没有在相应的工作部门成立档案机构,也没有向所有参与单位强调和安排有关档案管理的职责和任务,如:从2001年到现在连续16年举办的平遥国际摄影大展,档案部门作为大展有关档案管理的唯一的责任单位、执行单位,派出参加大展工作人员的水平和能力几乎成为决定重大活动档案管理质量的唯一因素。还有些主办单位对重大活动档案管理工作体制的理解和重视仅限于主办单位,没有将档案部门和协办单位纳入重大活动档案管理的组织体系中,如:中博会、能博会等,虽然主办单位非常重视,投入百分之百的热情和认真将大会形成的文件材料收集归档、规范整理甚至移交进馆,但其移交的仅仅是主办单位形成的纸质文书档案,科技档案、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案以及协办单位形成的各类档案均没有纳入集中统一管理……林林总总重大活动档案管理体制机制缺位或者不顺所导致的重大活动档案的残缺不全、支离破碎,强烈呼唤着强有力的措施尽快出台。

  所以,《办法》的3个章节5个条目从不同角度和侧面建立、完善了重大活动档案管理工作的体制机制,科学设置了重大活动档案管理工作的组织架构,形成了政府领导协调、档案部门统筹主导、主办单位全面负责、协办单位积极策应、多部门合作共同参与构建重大活动档案管理的工作格局,为重大活动档案管理工作科学顺利的开展奠定了坚实的领导和组织基础。

  《办法》第1章第4条规定,重大活动档案工作首先要遵循的便是“统一领导、分级负责”的工作原则,体现着重大活动档案管理工作的体制,源于1959年我国实行党政档案工作统一领导的工作体制。它源于两办《意见》中明确指出的“坚持并不断完善党委和政府领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作体制”。统一领导,明确重大活动档案管理工作作为档案工作的组成部分,既是党的工作,又是政府工作,由党委和政府双重领导,这一领导体制,是重大活动档案管理工作顺利、高效开展的重要保障;分级负责,就是各行政区域内重大活动档案管理工作的指导、监督与检查统一由各级档案行政管理部门专门负责,各行政区域内各单位独立举办重大活动形成的所有档案按照规定期限统一移交同级国家综合档案馆,各单位独立举办重大活动形成的各类文件材料由本单位档案室集中统一管理。档案部门是重大活动档案管理工作的主管部门,指导、监督与检查重大活动档案管理工作,防止政出多门、各自为政。

  《办法》第1章第7条明确了县级以上人民政府在重大活动档案管理工作机制建立健全上的主体责任:“应当加强对重大活动档案工作的领导,建立健全档案行政管理部门参与重大活动的工作机制”,确定了档案部门在政府的领导下参与重大活动的工作机制,赋予了档案部门在重大活动领域发挥自身专业作用、履行专业职能的权限,从根本上杜绝了档案部门参与重大活动“吃闭门羹”的现象。

  《办法》第2章第10条规定了主办单位在重大活动档案管理机构建立健全上的主体责任:“应当将档案管理纳入重大活动管理范畴,成立专门的档案管理机构,明确重大活动档案管理的责任部门和责任人”,包括:“单位独立举办的非周期性的重大活动,或者联合其他单位举办的重大活动,应当将同级档案行政管理部门纳入重大活动档案管理机构”。这2条4款的规定,避免了多头管理导致的档案分散、流失,避免了档案无人管理、无法追责造成的混乱、麻烦,是保证重大活动档案管理工作能否顺利有序开展的关键举措。如果没有这一条的设置,参与单位和人员众多的重大活动档案管理,仅靠档案部门的努力是难以统筹实现的。

  《办法》第3章第18条对协办单位在重大活动档案管理工作体制上也提出了要求:“应当成立专门机构或者指定专人负责重大活动所承担项目中形成的各类文件材料的归档、移交工作”, “协办单位”是重大活动举办的协作、配合单位,是重大活动档案管理工作体制链条中不容忽视的一环,只有“协办单位”档案管理机构或者人员的积极参与和有效工作,才能保证重大活动档案的齐全、完整。

  (三)完善重大活动档案工作原则

  《办法》第1章第4条明确规定:“重大活动档案工作遵循统一领导、分级负责、完整归档、系统整理、集中管理、有效利用的工作原则”,这个工作原则贯穿重大活动档案管理工作始终,其中包含了重大活动档案管理工作的体制机制、包含了重大活动档案管理工作的基本流程及其要求,客观、科学地提出了重大活动档案管理要实现和达到的目标。

  没有“统一领导、分级负责”的保障,根本不可能实现“完整归档、系统整理、集中管理、有效利用”,前者是条件,后者是目标。我们在起草这一条的时候,充分考虑了工作体制机制因素对重大活动档案管理工作进展、质量等方面的影响,认真分析了重大活动档案管理工作规程及其标准需求,最终摒弃了大家普遍采用的“统一协调、加强督导”,代之以“统一领导、分级负责”。因为“统一协调、加强督导”是对工作方式方法的要求,而“统一领导、分级负责”是对工作体制机制的要求,两者相比取其重,并且在第1章第7条、第2章第9条和第10条、第3章第18条和第19条、第4章第21条,将“统一领导、分级负责”所要表达的基本内涵进行了分解和诠释;鉴于我省目前重大活动档案残缺不全、散失严重的现状,从工作源头提出了“完整归档”的目标。通过第1章第5条和第8条,第2章第9条、第12条、第14条至17条,第3章第18条,第4章第22条、23条,第5章第28条第3款、第5款等共计5个章节、15个条款的具体规定,来保证重大活动档案的完整、齐全;填补了之前已出台的重大活动档案管理办法的空白,将“系统整理”作为工作原则扩充进来。原因有三个:一是重大活动档案不经“系统整理”无法“有效利用”,二是整理工作是重大活动档案管理工作的重要环节和基本内容应该在工作原则中有所体现,三是重大活动档案管理经费中 “系统整理”占有的份额很大,明确提出便于明确预算。本《办法》的第2章第10条、第3章第14条至17条特别指明了“系统整理”的责任单位和标准要求;虽然从1956年我国档案工作开始正式建制开展以来,集中统一管理档案就成为档案工作一直坚守的基本原则,但参与单位和人员众多导致众多重大活动档案分散保存的境况,使我们不得不放弃更具全局性的目标“科学管理”,而侧重在管理模式重申“集中管理”的要求。为了使这个原则落在实处,本《办法》在体制机制的设置、参与单位的职责和任务等方面给予了落地式呼应,有关部门在必要的时候必然要追究那些“未对重大活动形成的各种门类、载体档案进行集中统一管理的”单位或者人员的法律责任;档案工作的根本目的是满足社会利用需求,所以,“有效利用”作为重大活动档案管理工作的根本目的,在本《办法》的第3章第14条、第4章第27条均有相应的体现。

  (四)厘清重大活动各参与单位和人员的职责和任务

  加拿大著名的档案学家特里·库克曾经说过:“全世界档案人员,仍然在建造记忆宫殿。”其实,从上个世纪的美国开始,越来越多的社会组织和个人全面地介入档案管理事务,日新月异的社会发展将档案业内外一个不争的事实推到人们面前,建造人类记忆宫殿的不仅仅是档案人,还有无数社会实践参与者、社会事务办理者等等,他们越来越频繁地参与社会记忆的构建、重构和恢复工作,越来越深刻地影响着创建、储存和利用社会记忆的效益,甚至越来越深刻地触及到社会发展和运行的根本。但现实的情况是,档案部门作为重大活动记忆宫殿的重要建造者,要么无法介入活动、英雄无用武之地,要么侥幸介入却孤掌难鸣。主办单位作为重大活动主要社会实践者,重视活动轻视、忽视甚至忙起来不要档案管理、不建记忆宫殿的现象屡见不鲜;而协办单位,作为重大活动社会实践参与者,只管合作项目不管档案工作,活动结束一哄而散。相关部门职责不清、分工不明是造成重大活动记忆宫殿建造问题层出不穷的一个重要原因。因此,充分考虑、分析和探究现阶段重大活动各参与单位的基本情况和特点,认真细致地区分重大活动各参与单位的定位和职责,不仅会大大提高重大活动档案管理的效率和质量,而且有利于“确保分工明确、各司其职,密切配合、形成合力,促进档案事业发展”。

  所以,《办法》根据所有参与重大活动的单位承担任务和所处位置的不同,结合重大活动参与人员流动性强的特点,首次直接用章节明确划分、明确重大活动参与单位和人员在重大活动档案管理方面的职责和任务:《办法》第1章第7条除规定县级以上人民政府具有建立健全重大活动档案工作机制的职责外,还有“协调解决本行政区域内重大活动档案管理工作中出现的问题,保障重大活动档案管理工作经费”的职责;《办法》第1章第8条特别规定了重大活动工作人员有关档案管理的职责;《办法》第2章第9条、第10条、第13条明确指出了主办单位在重大活动档案管理工作中的主体责任所在:负责重大活动过程中档案的形成、归档、收集、整理、保管、利用和移交工作,负责档案管理机构设置、人员配备与业务培训, 特别指出“县级以上人民政府作为主办单位的,执行单位或者承办单位履行前款规定的职责”;《办法》第3章第18条、第19条、第20条明确了协办单位参与重大活动在机构、人员和业务方面应该履行的职责;《办法》第4章第21条、第22条对档案行政管理部门的职责也进行了清晰的界分:“档案行政管理部门负责监督、检查、指导本行政区域内重大活动档案管理工作”,而且,一接到主办单位要求参与重大活动的邀请,就要“及时委派专业人员提前介入,协助主办单位进行档案专业培训,制定重大活动档案管理工作方案,确定重大活动文件材料归档范围。”;《办法》第4章第24条、第26条、第27条规定了各级国家综合档案馆接收、征集、科学管理以及数字技术存储、备份、开发、利用重大活动档案管理的职责。

  《办法》明确界分了重大活动记忆宫殿所有参与建造者的职责,便于未来完整、真实、生动地还原再现重大活动。

  (五)细化重大活动档案三大体系的建设要求

  1、对重大活动档案资源体系的建设要求

  资源建设是重大活动档案管理工作的薄弱环节,归档问题又是重大活动档案资源体系建设的难点和瓶颈,所以本《办法》不论是内容,还是章条体式,几乎一半的设计设置都放在归档上。除了体制机制外,还要求采取完善归档制度、建立档案形成责任制、明确单位和人员归档工作职责以及开展征集、鼓励社会捐赠等举措和补充手段,来加强重大活动档案资源建设,共有15个条款。

  (1)完善归档制度

  第4章第5条不仅要求参与单位继续执行我国沿用半个世纪、已经证明比较成功的归档制度:“凡属重大活动中形成的文件材料,应当归档保存,任何组织和个人不得据为己有或者拒绝归档。”而且要求各参与单位“对未列入归档范围的文件材料,应当编制文件销毁清册,经单位主要负责人审批后方可销毁。”这一条两款,制约那些据为己有、拒绝归档和随意缩小归档范围、肆意销毁文件材料的行为。并且在第5章第28条第3款对“将属于重大活动归档范围的文件材料据为己有、拒绝移交、移交不完整、擅自销毁的”单位和个人进行各种责任的追究。各级档案部门完全可以根据这些条款,理直气壮地向任何单位和个人收集应归档的各类文件材料。

  (2)建立档案形成责任制

  第3章第12条规定:“主办单位应当按照国家有关规定建立重大活动档案形成责任制,利用现代化的技术、手段,开展重大活动重要片段采集和全程记录工作,编制和实施各类文件材料归档范围和保管期限表”。建立档案形成责任制,以政府规章的形式和力度确立、确定了“谁形成、谁负责”这一工作理念和举措,这在全国亦属首次。紧紧抓住责任单位和档案原始记录生成这两个源头,把控归档工作的起点,是保证重大活动文件材料归档齐全、完整的关键所在;而编制和实施各类文件材料归档范围,是实现重大活动全程留字、全程留音、全程留影、全程留痕的根本保障。

  (3)明确相关单位和人员归档工作职责

  第1章第8条明确提出“参与重大活动的工作人员要做好文件材料的形成和积累工作”,重大活动的工作人员来自于不同地区、不同单位、不同部门、不同岗位,承担方方面面的工作,不同文字、不同内容、不同载体、不同记录形式的文件材料在他们的手中会不断地产生。他们是重大活动档案资源体系最重要的建设者,是重大活动档案资源体系建设链条中最为鲜活、生动的构成,他们对归档工作的认知、投入和履职程度直接决定着归档工作的质量。“遵循文件材料本身的形成规律和特点”是档案工作的基本原则,也是我们在全国首次设置这一款的基本依据,具体落实到重大活动档案资源建设实践中就是“全员参与、全员形成、全员有责”,到一定的时间或者工作节点进行“全员考核”。多少年来的工作教训告诉我们,如果不把这一款列进来,重大活动绝大多数的参与者会认为文档是档案人员的工作,重大活动中形成的应该纳入归档范围的文件材料就会大量的游离、流失。

  第3章第9条、第12条、第14条至第17条具体、详细规定了主办单位在重大活动文件材料形成、归档、收集方面应该承担的主体责任,第4章第18条明确规定了协办单位对各自承担项目中形成的各类文件材料的归档职责,第5章第22条、第23条不仅要求档案行政管理部门“协助主办单位确定重大活动文件材料归档范围”,而且对其直接参与的重大活动应当履行的归档职责也提出了要求,“活动结束后5个工作日内将采集、记录的信息移交主办单位统一归档整理。”就归档工作,明确界定参与重大活动的主办单位、协办单位和档案部门三方职责,便于重大活动归档工作的实施,避免了三方由于分工不明、责任不清所导致的文件材料的遗缺。

  (4)开展征集、鼓励社会捐赠等

  基于我省重大活动档案管理基础工作发展迟缓、文件材料遗失严重的现状,第5章第24条提出:“国家综合档案馆应当建立重大活动档案征集制度,采取收购、征购、合作开发等方式征集重大活动档案”、第25条提出:“档案行政管理部门应当鼓励个人、社会组织向国家综合档案馆捐赠、寄存重大活动档案”,这两条补救性措施,主要针对现存国家综合档案馆数量不全的重大活动档案,或者应属国家综合档案馆收集范围却散落民间的重大活动档案。

  2、对重大活动档案安全体系的建设要求

  《办法》立足于安全防范,从人防、物防、技防三个方面提出了具体的要求,共有6条4款。

  (1) 对涉密文件的管理提出要求

  第1章第6条规定:“凡属重大活动中形成的涉密文件,应当依法加强安全管理,未经解密,不得进行寄存托管、档案整理业务外包和数字化加工。”并且在第5章第28条第4款规定,“未按规定对涉密文件进行安全管理的”相关单位和个人,要追究相应的法律责任。

  (2)对参与重大活动的工作人员提出要求

  第1章第8条规定:“参与重大活动的工作人员要……依法保守国家秘密;参与重大活动档案管理的工作人员,应当……履行职责,恪守职业道德”,第5章第29条明确提出对在重大活动档案管理工作中失密泄密的档案工作人员要依法追究法律责任。

  (3)对维护档案实体安全提出要求

  第2章第14条规定:“保管条件不具备,可能导致档案不安全或者损毁的,可以提前向同级国家综合档案馆移交。”第5章第28条第12、13款明确指出:“涂改、伪造、抽换、损毁、丢失重大活动档案的,擅自将重大活动档案出卖、转让、交换、赠送给各级国家档案馆以外的组织和个人,或者私自携运、邮寄出国出境的单位和个人,必须承担相应的法律责任。”

  (4)面向未来提出前瞻性的备份管理要求

  第4章第26条规定:“国家综合档案馆对移交进馆的重大活动档案,应当……进行缩微处理和数字化加工等,实施异质异地备份。”这是针对新世纪以来国内外诸多自然灾害和人为灾难中档案受损的教训而提出的一项预见性的战略要求,可以确保任何情况下档案的绝对安全,可以克服电子档案在安全方面的脆弱性和不可靠性。

  (5)对维护档案信息安全提出的要求

  第4章第27条规定:“国家综合档案馆应当依法向社会公布不涉密和非控制使用的重大活动档案信息”,第5章第28条第11款严格禁止擅自将未经开放鉴定的重大活动档案向社会复制、提供、公布。

  3、对重大活动档案利用体系建设提出要求

  《办法》第2章第14条、第4章第26条、第27条按照和吸纳两办《意见》精神,要求各个档案馆(室)加大开发力度,开展档案信息化建设,建立资源共享平台,利用现代化的技术手段和方式,用复制件或者数字副本代替原件,采取展览、史料汇编等多种形式,提供社会利用,满足社会利用需求。

  (六)明确重大活动档案的最终归属

  对各级各类重大活动档案的流向和归属,《办法》的意见非常明确,主要有四种情况:第一种是第2章第14条规定的:“一个单位独立举办的重大活动,其档案归入本单位,保管期满后按规定向同级国家综合档案馆移交”;第二种是第2章第15条规定的:“两个以上单位不分主次、联合举办的重大活动,相关单位应当将重大活动中各自形成的文件材料,在活动结束后6个月内各自向同级国家综合档案馆移交”; 第三种是第2章第16条规定的:“两个以上单位分主次、共同举办的重大活动,主办单位应当将重大活动中所有的文件材料……活动结束后6个月内向同级国家综合档案馆移交”;第四种是“临时机构组织举办的重大活动,随着活动结束,机构会随之撤销”,因此,第2章第17条如此规定:“临时机构举办的重大活动,应当邀请同级档案行政管理部门参加,直接负责重大活动文件材料的管理工作,活动结束后1个月内向同级国家综合档案馆移交。”

  (七)规定违反《办法》所承担的法律责任

  为保障重大活动档案管理各项措施得到落实,促进重大活动档案的规范管理,《办法》对不吸纳档案管理人员参与重大活动工作机构,将重大活动文件材料据为己有、拒绝移交、移交不完整、擅自销毁,未按规定收集、整理、保管重大活动档案,未按规定向国家综合档案馆移交重大活动档案或者档案移交不完整,拒绝接收重大活动档案,擅自将未经开放鉴定的重大活动档案复制、提供、公布,以及涂改、伪造、抽换、损毁、丢失重大活动档案等行为明确了应承担的法律责任。主要形式有责令改正、通报批评、给予处分,构成犯罪的,依法追究刑事责任。

  《办法》对各种各样违反重大活动档案管理规定行为的明确追责,增强了今后依法行政和执法的可操作性,便于更好地开展重大活动档案管理工作。

  三、《办法》的贯彻落实

  《办法》出台了,但我们没有感觉丝毫的轻松,反而更觉沉重。摸爬滚打多年的实践告诉我们,没有《办法》万万不行,但《办法》出台后短短的几个月,我们开始深深体验到,有了《办法》也并非万无一失。对我省而言,《办法》不是万事俱备只欠的东风,我们需要长期不断地努力来克服和改变地域的人文环境、意识形态特点、人员基础素质等因素给我们实施管理带来的困难,我们需要长期不断地宣贯来走向和加快重大活动档案管理的社会化、提高重大活动档案社会管理水平。上海、江苏、云南等省以及青岛、深圳、厦门等市,虽然没有出台相关的规章制度,但档案部门均是当然的重大活动组委会成员,对重大活动档案实施了有声有色有效的管理。结合省情,围绕《办法》的宣贯,我们:

  1、制发文件,普发全省,开始《办法》的学习、贯彻活动。要求:

  (1)各省直单位、省属企事业单位、市县档案行政管理部门出台相应的实施细则、意见、章程、制度。便于指导本系统、本区域重大活动档案工作的发展。

  (2)各省直单位、省属企事业单位、市县档案行政管理部门应将重大活动档案工作纳入重点工作考核体系。

  (3)各省直单位、省属企事业单位、市县档案行政管理部门对本系统、本区域的重大活动档案管理情况进行自查自检,集中整改。

  (4)各省直单位、省属企事业单位、市县档案行政管理部门每年要对本系统、本区域的重大活动档案管理情况进行督查,形成专题报告。

  (5)省档案局将连续五年对各省直单位、各省属企事业单位、各市县重大活动档案管理情况进行抽检,并通过政府通报抽检结果。

  2、筹备二青会,联动多方,打好《办法》出台后第一战。

  《办法》是武器,是尚方宝剑,落实是关键,是目的。我们将采取怎样的方式方法来落实《办法》,是广东做法,还是克拉玛依经验,至少我们要汲取福建教训,提前筹划、及时介入、统一标准、统筹布局、有效合作。

  (1)顶层设计,草拟《二青会档案管理实施方案》。

  (2)抓住关键,成立二青会档案管理处。

  (3)建章立制,规范二青会档案管理。

  (4)及时介入,做好二青会全程档案管理的指导、监督与检查工作。  

  无论多么辉煌、多么重大的活动,都会成为过往,用好《办法》这个武器,构建曾经的辉煌,有我们档案人的责任,还原、传承曾经的重大,是时代赋予我们档案人独特而光荣的使命。愿我们全省档案人携起手来,团结协作,共同筑造、守护重大而美丽的记忆宫殿。


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